Hiện nay nói chuyện/diễn thuyết trước công chúng (public speaking)
hay trình bày (presentation) trở thành yêu cầu tiên quyết cho sự thành
công của các nhà quản lý hiện đại. Kỹ năng này là phần nổi quan trọng
của năng lực lãnh đạo (leadership).
Khảo sát ở Mỹ với các giám đốc nhân sự của các công ty cho thấy kỹ năng
nói/ trình bày là kỹ năng quan trọng nhất mà sinh viên tốt nghiệp ra
trường phải có để được tuyển dụng. Do vậy trong các trường đại học của
Mỹ có rất nhiều các môn học để nâng cao các kỹ năng này như public
speaking (nói chuyện trước công chúng), interpersonal communication (giao tiếp
– truyền thông), kỹ thuật thuyết phục (persuation). Các môn học này
thường dành cho các sinh viên ở giai đoạn đại cương. Bên cạnh đó, trong
các môn học khác, các giáo sư luôn khuyến khích và yêu cầu sinh viên
trình bày các bài tập hay dự án trước lớp. Đây chính là những cơ hội tốt để hoàn thiện kỹ năng truyền thông. Sinh viên Mỹ và các nước do vậy hết sức tự tin và có kỹ năng tốt trong trình bày.
Ở Việt Nam ta, trong chương trình giảng dạy rất ít chú
trọng đến kỹ năng này. Do vậy một bộ phận lớn cán bộ của chúng ta rất
yếu về kỹ năng này. Tham dự các cuộc họp, hội nghị của chúng ta (đặc
biệt các cơ quan nhà nước) sẽ thấy những bài phát biểu dài lê thê và diễn giả
chỉ “đọc” chứ không “nói”. Cách đây mấy năm, Thủ Tướng Chu Dung Cơ của
Trung Quốc đã làm cho các lãnh đạo cấp tỉnh hết sức bối rối khi vào đầu 1
cuộc họp Ông yêu cầu các vị lãnh đạo sẽ lên báo cáo phải nói chứ không
được đọc. Kết quả là hầu hết đều lúng túng và không đáp ứng được yêu
cầu. Đến đây có thể thấy rằng nói không phải là đơn giản ngay cả đối với
những nhà lãnh đạo nhiều kinh nghiệm. Vậy cần làm gì để hoàn thiện kỹ
năng quan trọng này?
Chuẩn bị cho một bài nói chuyện hay trình bày
1. Mục tiêu truyền thông.
Để giao tiếp có hiệu quả, chúng ta phải hiểu rõ các mục tiêu
mà chúng ta muốn đạt được thông qua nói chuyện hay trình bày. Thông
thường có 3 mục tiêu chính. Thứ nhất là truyền đạt thông tin thường xuất
hiện ở các hình thức như báo cáo, hướng dẫn hay giảng bài. Đối với mục
tiêu này, người nói phải tập trung trình bày, giải thích, định nghĩa và
làm rõ các khái niệm, và sử dụng các ví dụ để minh họa. Mục tiêu thứ hai
là thuyết phục thường thể hiện dưới các hình thức như trình bày để bán
hàng, các cuộc tranh luận, ứng cử hay trong các cuộc thương lượng. Ở mục
tiêu này, người nói phải nêu bật được những điểm mạnh, lợi thế, những
giá trị (vật chất và tình cảm) của logic hay luận cứ của mình nhằm thu
hút và thuyết phục đối tượng nghe. Mục tiêu thứ ba là truyền cảm hứng (sáng tạo),
khuyến khích động viên thường xuấthiện trong các diễn văn nghề nghiệp
(hiệu trưởng trao đổi với các giáo sinh, nghệ sĩ đàn anh trao đổi với
lớp đàn em, lãnh đạo công ty với nhân viên), hay các sự kiện xã hội
(nhập ngũ, hiến máu nhân đạo). Với mục tiêu này, người nói thường nhấn
mạnh các tác động tinh thần, xã hội, đạo đức, cũng như các cảm xúc và
các kinh nghiệm cá nhân để khơi dậy sự đồng cảm và thăng hoa của người
nghe. Một bài nói chuyện thường theo đuổi một hay một vài mục tiêu, chỉ
khác ở trọng số cho mỗi mục tiêu.
2. Phân tích khán giả.
Cũng như bán một sản phẩm, để bán được lời nói của mình
chúng ta phải hiểu khách hàng hay người nghe của ta là ai, họ muốn nghe
gì, muốn nhận được thông tin, thông điệp gì từ chúng ta. Thông thường
chúng ta cần thu thập các thông tin như chung: giới tính, tuổi, trình độ
học vấn, kiến thức,
nghề nghiệp, nhóm hay tầng lớp xã hội, tôn giáo. Những thông tin này
cho phép chúng ta ước đoán về những phản ứng có thể của khán giả đối với
nội dung trình bày của chúng ta và từ đó vạch ra chiến lược ứng xử
thích hợp. Cùng là một đề tài như “Quan hệ thương mại Việt Nam và Mỹ”
nhưng khi trình bày cho các sinh viên thì nội dung và cách tiếp cận sẽ
khác hẳn khi trình bày cho các chuyên gia hay cho các lãnh đạo doanh
nghiệp. Đây là bước đặc biệt quan trọng quyết định thành công của một bài nói chuyện nhưng thường bị bỏ qua.
3. Lựa chọn và giới hạn đề tài.
Căn cứ vào mục tiêu và kỳ vọng của đối tượng nghe chúng
ta sẽ lựa chọn đề tài. Cái tên của bài nói chuyện hết sức quan trọng vì
nó chuyển tải thông điệp chính của đề tài, thu hút sự chú ý của khán
giản. Do vậy lựa chọn đề tài luôn đi kèm với chọn một cái tên phù hợp,
điều này cũng có nghĩa là chúng ta phải biết giới hạn nội dung cần trình
bày. Thông thường, chúng ta hay mắc hai loại sai lầm trong giới hạn.
Loại thứ nhất là muốn nói tất cả mọi thứ vì sợ khán giả không đủ thông
tin hoặc muốn phô diễn kiến
thức của chính mình (đây là lỗi thường gặp ngay cả với những diễn giả
có kinh nghiệm, vì lúc này ta đang nói để phục vụ nhu cầu nói của chính
mình chứ không cần biết người khác có nghe không). Lỗi này làm phân tán
trọng tâm của bài nói chuyện và làm khán giả mất tập trung.
Bên cạnh đó, với những diễn giả thiếu kinh nghiệm thì
nói quá nhiều vấn đề sẽ lộ ra những chỗ thiếu xót trong kiến thức và
kinh nghiệm – là cơ sở để khán giản tấn công. Lỗi thứ hai, là lỗi quá
chi tiết, quá sâu. Tức là trình bày một vấn đề quá cụ thể, quá chuyên
sâu mà đối tượng nghe chưa được chuẩn bị đủ thông tin và kiến thức để tiếp nhận. Đây là lỗi trong phân tích khán giả. Cả hai lỗi này đều dẫn đến thất bại
cho một bài nói chuyện. Vậy một bài nói chuyện hiệu quả phải cân đối
được giữa hai thái cực và có giới hạn rộng – sâu thích hợp.
4. Nghiên cứu đề tài.
Cần có nhiều thông tin, tư liệu để phục vụ cho đề tài đã chọn. Sách, báo, tạp chí, internet,
và tham khảo ý kiến của chuyên gia là những nguồn thông tin quan trọng.
Mặt khác, kinh nghiệm cá nhân, những ví dụ từ thực tiễn cuộc sống mà
chúng ta đã chứng kiến cũng là những nguồn thông tin tốt. Chúng ta có
thể dùng những câu chuyện hay hình ảnh,
số liệu để minh hoạ các vấn đề mà mình trình bày. Chất lượng chính của
một bài nói chuyện chính là ở chất lượng thông tin mà nó mang đến cho
người nghe. Do vậy cần nghiên cứu thật kỹ đề tài ở các góc độ khác nhau,
có thể chỉ ra những ý kiến tranh luận trái ngược nhau về vấn đề mình
trình bày, phân tích các điểm mạnh và yếu của các ý kiến và đưa ra kết
luận của mình. Cách tiếp cận này sẽ làm cho bài nói chuyện được nâng lên
một tầm vóc cao hơn những bài nói chuyện chỉ đưa ra các luận cứ một
chiều.
Tiếp cận vấn đề một cách đa chiều cũng là chiến lược tối
ưu để đối phó với những phản ứng, tấn công từ phía khán giả. Mặt khác,
quá trình nghiên cứu đề tài cần tập trung vào những điểm làm cho đề tài
nổi bật, trở nên mới mẻ, khác biệt và có giá trị. Điều này đặc biệt quan
trọng khi đề tài được chọn là đề tài đã có nhiều người nói và quen
thuộc với khán giả.
Ngôn ngữ
và các hình thức diễn đạt phi ngôn ngữ. Các yêu cầu chung của việc sử
dụng ngôn ngữ là cụ thể, rõ ràng, chính xác, và ngọn gàng. Cần đảm bảo
rằng các thuật ngữ chuyên môn, tiếng nước ngoài hay các từ vựng đa nghĩa
được giải thích rõ ràng và sử dụng một cách thống nhất. Tùy bối cảnh mà
chúng ta có thể sử dụng ngôn ngữ gần gũi (trình bày trong lớp, câu lạc
bộ thanh niên) hay trang trọng (báo cáo trước hội nghị, trình bày bán
hàng). Xưng hô trong tiếng Việt cũng là một vấn đề, vì tiếng Việt ta có
quá tinh tế trong việc sử dụng các đại từ nhân xưng (tôi, em, cháu,
bác..). Một đại từ thích hợp phải thể hiện được vị trí của người trình
bày và không làm người nghe khó chịu. Cần chú ý đến âm lượng, tốc độ,
nhịp điệu của giọng nói. Một giọng nói rõ ràng, phát âm chính xác, có
lực, nhịp điệu thay đổi theo đúng hoàn cảnh nói là cơ sở lôi cuốn
người nghe. Tốc độ nói cũng có thể thay đổi, nhanh ở những điểm không
quan trọng, chậm – nhấn nhá và dừng ở những điểm cần gây chú ý hoặc cần thời gian để khán giả tiếp thu.
Một giọng nói nhỏ, đều đều, vô hồn là liều thuốc ngủ cực
tốt (học sinh gọi vui các giáo viên có chất giọng này là các “Tiến Sĩ
Gây Mê”). Bên cạnh ngôn ngữ, chúng ta cần linh hoạt sử dụng các hình
thức diễn đạt phi ngôn ngữ như mắt và các động tác cơ thể khác (tay, di chuyển, nét mặt). Luôn giữ liên hệ
bằng mắt với khán giả là một kỹ thuật để lôi kéo sự đồng tình của khán
giả. Cũng trong vấn đề này, trang phục và hành vi lịch thiệp sẽ giúp
chúng ta tự tin trong trình bày.
5. Sử dụng các ghi chép.
Ngoại trừ một số trường hợp cần phát biểu chính xác một
số câu chữ như đọc các dự luật trước Quốc hội, việc đọc nguyên văn một
bản diễn văn chuẩn bị trước là điều nên tránh. Chúng ta có thể sử dụng
những mẩu giấy nhỏ ghi cấu trúc, các ý chính và dùng nó trong lúc nói,
nó giúp chúng ta tập trung vào các ý chính.
6. Các phương tiện hỗ trợ trình bày.
Các máy đèn chiếu (overhead), máy chiếu (multimedia
projector), và các phần mềm như Power Point hiện nay là những công cụ hỗ
trợ rất quan trọng cho một bài trình bày. Các phương tiện này giúp cho
việc tổ chức, minh họa, diễn đạt các ý tưởng
của người nói trở nên đơn giản và hiệu quả (chúng ta có thể kèm hình
ảnh, các video clips, các bảng biểu). Tuy nhiên không nên quá phụ thuộc
vào các thiết bị và luôn có phương án thay thế trong trường hợp có vấn
đề xảy ra với thiết bị, phần mềm, hay file dữ liệu.
7. Thực hành.
Kỹ năng chỉ hoàn thiện khi nó được thực hành nhiều lần.
Hãy thực hành nhiều lần trước gương hay với người thân. Điều này sẽ giúp
chúng ta tự tin. Bên cạnh đó hãy xung phong nói, phát biểu, trình bày ở
mọi hoàn cảnh. Sẽ ngần ngại và khó khăn lúc ban đầu nhưng chúng ta sẽ
vượt qua. Thời gian là một yếu tố cần quan tâm khi thực hành. Chúng ta
cần xác định thời gian tối đa chúng ta muốn nói. Một điều chắc chắn rằng
thực tập và thực tế sẽ khác biệt do vậy cần có thời gian dự trữ và có
nội dung dự trữ, vì các diễn giả thiếu kinh nghiệm hoặc sẽ nói quá thời
gian cho phép hoặc kết thúc quá sớm.
Cấu trúc bài nói chuyện và trình bày
Sau bước chuẩn bị, chúng ta đi vào thiết kế một bài nói
chuyện, cũng như một bài văn nó gồm có ba phần: Mở đầu, Phần chính, và
Kết luận.
1. Mở đầu.
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng và đôi khi quyết định sự thành công. Mục tiêu của phần mở đầu là thu hút sự chú ý, giới thiệu
đề tài, cung cấp lý do tại sao khán giả mất thời gian nghe chúng ta
nói, và cuối cùng giới thiệu các ý chính sẽ nói. Các diễn giả kinh
nghiệm đều thống nhất rằng cần đầu tư nhiều cho việc thu hút sự chú ý
của khán giả. Các lời mở đầu đại loại như “Hôm nay tôi sẽ nói về ....”
là những lời mở đầu không gây sự chú ý. Có thể mở đầu bằng : câu hỏi
không yêu cầu trả lời, một câu chuyện, một phát biểu gây ngạc nhiên, một
số liệu thống kê, hay một câu nói hài hước. Sáng tạo là yêu cầu quan
trọng của bước này. Sau khi đã thu hút được sự chú ý của khán giả cần đi
vào giới thiệu chủ đề
chính. Một cái tên hay như đã nói ở trên sẽ làm khán giả chú ý và ghi
nhớ. Tiếp theo cần nêu bật tầm quan trọng và lý do tại sao khán giả cần
nghe chúng ta nói.
Để bắt đầu, hãy suy nghĩ về chính chúng ta, tại, nó hấp
dẫn chúng ta ở điểm nào và tại sao chúng ta lại muốn chia xẻ với người
khác. Chỉ khi chính chúng ta thấy được cái hay và vẻ đẹp của điều chúng
ta muốn nói thì chúng ta mới hy vọng
thuyết phục người khác. Một lý do khá phổ biến khiến sinh viên chán học
một môn học nào đó là do chính người thầy dạy môn học đó cũng chẳng
thích môn học đó. Thầy đã không thích thì làm sao truyền sự đam mê cho
trò? Nghe có vẻ kỳ lạ, nhưng điều này rất phổ biến. Kết thúc phần mở đầu
là việc giới thiệu các nội dung chính sẽ trình bày. Trong một số trường
hợp, khi khán giả và người nói chưa có quen biết thì cần giới thiệu về
chính mình, chủ yếu tập trung các đặc điểm – lý do khiến chúng ta là
người nói đang tin cậy (Nha sĩ nói về bảo vệ răng miệng).
2. Phần chính.
Đây là nội dung chính, nó chiếm ít nhất 75% lượng thông
tin mà chúng ta muốn chuyển tải. Thông thường chỉ nên có từ 3 – 5 điểm
chính, quá nhiều ý chính vì sẽ làm khán giả mệt và không tập trung.
Chúng ta có thể cấu trúc các ý chính theo nhiều trật tự khác nhau như:
theo thời gian, theo không gian và địa điểm (của sự kiện), theo mức độ
phức tạp (giản đơn đến phức tạp hay xen kẽ), theo nguyên nhân và kết
quả, hay theo vấn đề và giải pháp. Tùy thuộc mục tiêu và hình thức trình
bày mà linh hoạt trong cấu trúc. Xung quanh các ý chính chúng ta có các
lý thuyết, logic, ví dụ, câu chuyện, số liệu, hình ảnh để bổ xung cho
mỗi ý chính này. Các ví dụ, câu chuyện, minh họa cần điển hình, cụ thể,
và dễ hiểu. Những thứ này sẽ làm nổi bật các ý chính của chúng ta.
Tuy nhiên nếu lạm dụng quá liều lượng sẽ làm loãng bài nói chuyện. Một điều cần chú ý là nói chuyện hay trình bày trước đám đông có thể là quá trình giao tiếp một chiều (không có tương tác như chúng ta thường thấy trong các buổi họp ở Việt Nam
với những phát biểu dài lê thê), nhưng xu hướng hiện nay là giao tiếp
tương tác đa chiều tức là có sự tham gia của người nghe vào quá trình
nói hay giao tiếp thông qua việc đặt câu hỏi hay tranh luận, giúp nâng
cao chất lượng truyền đạt và tiếp thu thông tin. Khi sử dụng kỹ thuật
giao tiếp tương tác, chúng ta có hai lựa chọn: (1) cho phép khán giả đặt
câu hỏi ngay trong phần trình bày hoặc (2) có riêng một phần đặt câu
hỏi và trả lời hay tranh luận sau khi trình bày.
3. Kết luận.
Phần này chúng ta tổng kết lại những ý chính đã trình bày và đưa ra
những kết luận chung. Phần này quan trọng để chúng ta nhấn mạnh lại các ý
chính và đây đôi khi chính là những thứ mà khán giả sẽ mang theo về
nhà. Kết luận cần ngắn gọn và bám vào các ý chính. Ở phần này chúng ta
cũng có thể giới thiệu mở rộng vấn đề và đề nghị hướng nghiên cứu hay tư duy
cho khán giả. Một bài nói chuyện hay là một bài nói chuyện có giới hạn
cụ thể ở phần chính nhưng lại mở ra những chân trời thênh thang về tri
thức hay ước mơ cho khán giả ở phần kết.
Một vài kỹ thuật:
Vượt qua sự sợ hãi và hồi hộp. Đứng trước đám đông ai
cũng hồi hộp và lo lắng. Đi dạy nhiều năm mà mỗi lần trước khi bước vào
lớp học bao giờ tôi cũng phải dừng lại trước của lớp hút thở thật sâu,
lấy lại “can đảm” để bước vào lớp. Một vài kinh nghiệm:
- Chuẩn bị thật tốt sẽ cho ta tự tin
- Thực hành trước nhiều lần
- Thư giãn trước khi nói bằng cách hít thở sâu và nhắm mắt để tập trung
- Nghĩ đến những điều tích cực và tự tin rằng mình sẽ thành công
- Chấp nhận các ý kiến trái ngược, các phản ứng từ khán giả như những đóng góp tích cực.
Kỹ thuật thuyết phục. Kỹ thuật thuyết phục thường bao gồm:
- Thiết lập những điểm chung giữa người nói và người nghe: có rất nhiều điểm chung giữa các cá nhân: cùng thích một bài hát, cùng yêu một đội bóng, cùng học một trường, người đồng hương.
- Làm rõ vấn đề: đôi khi chúng ta tranh luận về những vấn đề khác nhau, vậy hãy làm rõ vấn đề chúng ta đang cùng quan tâm.
- Lắng nghe, thông cảm và chấp nhận sự khác biệt.
- Thuyết phục dựa trên bằng chứng, logic và cả tình cảm. Đôi khi phản ứng chống đối xuất phát từ chỗ người nghe cảm thấy mình không được tôn trọng hay không thích diễn giả (một cách cá nhân) chứ không dựa trên các bằng chứng khoa học. Trong trường hợp này hãy lắng nghe và thể hiện sự đồng cảm, ta sẽ nhận được sự chấp thuận.
Kỹ thuật kể
chuyện. Kể chuyện hay sẽ làm cho bài nói chuyện trở nên hấp dẫn và
thuyết phục. Một câu chuyện hay có những tính chất sau:
- Cơ sở và cấu trúc mạch lạc bao gồm mô tả nhân vật, địa điểm, thời gian, không gian, sự kiện, các nguyên nhân và kết quả, và các kết luận hay hàm ý rút ra.
- Tính hài hước sẽ làm khán giả thư giãn, tuy nhiên nếu không ai cười thì cũng phải chắc chắn rằng câu chuyện của chúng ta có ý nghĩa.
- Sự hồi hộp: có thể để cho khán giả tự suy luận hay phán đoán về kết cục.
- Mâu thuẫn: tạo ra tranh luận và các quan điểm trái ngược
- Các nền tảng chung: thiết lập các ý kiến và quan điểm chung về câu chuyện
- Sáng tạo: câu truyện cũ nhưng cách kể sáng tạo cũng sẽ hấp dẫn khán giả
- Tránh tung ra quá nhiều thông tin gây bối rối khán giả
- Chất giọng, ngữ điệu, điệu bộ thích ứng với cao trào của câu truyện
-----------------------------------------------------------------------
Nói chuyện – trình bày trước công chúng là một nghệ thuật, nó không phải
là năng lực trời phú mà đòi hỏi sự chuẩn bị, đầu tư và luyện tập. Đây
là một kỹ năng sống quan trọng với mức độ ứng dụng rộng rãi. Việc đưa vào nhà trường các môn học về giao tiếp, truyền thông là công việc cần làm để cung cấp cho các bạn trẻ kỹ năng này.
-----------------------------------------------------------------------
Ths. Vũ Thế Dũng (Khoa Quản lý Công nghiệp, Đại học Bách khoa TP.HCM)
Thông tin về tác giả:
Thạc sĩ Vũ Thế Dũng giảng viên Khoa Quản Lý Công Nghiệp, Đại Học Bách Khoa Tp.HCM
Hiện đang là nghiên cứu sinh tại Old Dominion University, VA, USA. Chuyên ngành: Marketing
E-mail: dvu@odu.edu hay vuthedung_1999@yahoo.com
Địa chỉ nhà riêng: 521/91/88 Hoàng Văn Thụ, Phường 4, Quận Tân Bình, HCMC, VN.
Theo người Lao Động Online.